MANN + HUMMEL Dokumentenmanagement

Eine Vielzahl von Dokumenten (Artenvielfalt und Menge), vor allem in elektronischer Form, beeinflussen die vorhandenen Prozesse bei MANN+HUMMEL. Im Rahmen der Prozesse fällt ein nicht zu vernachlässigender Aufwand an Dokumentenverwaltungsaufgaben (Pflege der Ablage, Suche etc.) an. Innerhalb der Gruppe gibt es bereits einige Dokumentenmanagementsysteme als Insellösungen. Um von den Vorteilen einer Dokumentenmanagementlösung gänzlich zu profitieren, soll das System vereinheitlicht werden, bei der auch die bisherigen Insellösungen berücksichtigt werden sollen. Daher hat sich MANN+HUMMEL entschlossen zusammen mit den Experten des Fraunhofer IAO eine Dokumentenmanagement-Lösung einzuführen.

Als Pilot wurde der IT-Bereich der Firma MANN+HUMMEL ausgewählt. Für die Durchführung des Projekts wurde die KODOK-Methode des Fraunhofer IAO eingesetzt. Diese besteht aus 5 Phasen:

1. Initialisierung: Es wurde die Systemlandschaft und die Prozesse und deren Organisation begutachtet und der Pilot IT-Bereich ausgewählt
2. Ist-Analyse: Es erfolgte eine Dokumenten- und Ablauf-Analyse, bei der die Anforderungen ermittelt und die beherrschende Dokumentenfamilie erfasst wurden
3. Sollkonzeption: Hier entstand der Kriterienkatalog, der die gewünschten Eigenschaften entsprechend den Kundenanforderungen objektiv darlegt, sowie das Lastenheft, das den Ausgangszustand, die Ziel- und Aufgabenstellung enthält.
4. Systemauswahl: Für die Systemauswahl wurden Ausschreibungsunterlagen auf Basis des Lastenhefts erstellt, die an vorausgewählte Systeme versandt und die zurückkommenden Unterlagen bewertet wurden. Daraufhin konnte ein Fall erstellt werden, der die ausgewählten Systeme testet.
5. Piloteinführung: Diese Phase umfasst die Erstellung eines Pflichthefts, die die technische Umsetzungsdokumentation zum Customizing des Systems enthält. Auf dessen Basis kann die Piloteinführung erfolgen.

Ziele des DMS waren vor allem die Einheitlichkeit, die auch standortübergreifend und umfassend eingeführt werden soll. Sie soll langfristig wirken und in bisherige Arbeitsabläufe integriert werden mittels einer Portaltechnologie, die Subsysteme integriert. Es sollte den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten beliebigen Typs verwalten können und gerade Suchfunktionen mittels Schlüsselwörter und Volltextsuche ermöglichen. So ist ein kostensparendes digitales Büro entstanden.

Dabei verfolgte das Fraunhofer IAO einen ganzheitlichen Ansatz mit enger Beteiligung des Auftraggebers und konnte aufgrund der unabhängigen Stellung die MANN+HUMMEL GmbH neutral beraten.