Enterprise Content Management

Die häufigste Ursache für ineffiziente Arbeitsabläufe sind mangelnde Transparenz der Systeme und Abläufe, Medienbrüche sowie die zunehmende funktionale Überlappung der eingesetzten IT-Systeme. Der Umgang mit Daten ist immer wieder ein Erfolgsfaktor für Unternehmen. Mit der digitalen Transformation steigt nicht nur die Menge, sondern auch die Komplexität und der Wert von Daten. Die richtigen Informationen und Daten schnell, sicher und jederzeit auffinden zu können und verfügbar zu machen, diese verknüpfen und auswerten zu können, ist vor allem für Unternehmen ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Um Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu sichern, ist daher ein prozessübergreifendes Enterprise Content Management (ECM) eine grundlegende Voraussetzung.

Um ineffiziente Arbeitsabläufe hinter sich zu lassen, unterstützen die Experten des Fraunhofer IAO bei der Auswahl und der passgenauen Nutzung von ECM. Das Leistungsangebot erstreckt sich dabei über alle Phasen: von der Erarbeitung von Wirtschaftlichkeitsanalysen über die Unterstützung bei der Analyse und Konzeption bis zur Begleitung bei der Auswahl und Einführung der Systeme. Dabei bündelt das IAO Expertenwissen verschiedenster Fachrichtungen, das Kunden für ihre individuellen Planungs- und Umsetzungsprojekte optimal nutzen können. Die Auswahl von Produkten erfolgt herstellerunabhängig und alle Konzepte, sowie Lösungen werden ganzheitlich betrachtet.

Enterprise Content Management sorgt für eine strukturierte Ablage und den effizienten Fluss von Dokumenten durch das Unternehmen. Weil Mitarbeiter schneller auf Informationen zurückgreifen können, werden die Abläufe beschleunigt. Zudem helfen solche Systeme bei der Digitalisierung des Posteingangs und sichern das Einhalten gesetzlicher Rahmenbedingungen.

Mit Workflow-Management-Systemen lassen sich Arbeitsflüsse sinnvoll gestalten und automatisch steuern. Sie entlasten die Mitarbeitenden, indem sie viele aufwändige Routinearbeiten übernehmen. Gesetzliche Vorgaben, die zu beachten sind, werden direkt in den Arbeitsablauf integriert.

Das IAO-Zentrum »Enterprise Content Management« unterstützt Unternehmen und öffentliche Einrichtungen in allen Phasen der Einführung eines ECMs. Dabei werden speziell entwickelte Werkzeuge und Methoden eingesetzt, die sich in zahlreichen Praxisprojekten bewährt haben. Dienstleistungen werden in den folgenden Bereichen angeboten:

• Initialisierung
• Ist-Analyse
• Sollkonzeption / Lastenheft
• Ausschreibungen / Systemauswahl
• Systemintegration und -einführung
• Evaluation
• Qualitätssicherung