docuFIT – Prozess- und Dokumentenmanagement

Herausforderung

Odenwald-Chemie setzte sich zum Ziel die Bereiche Konstruktion/Entwicklung wie auch Verwaltsungsabläufe zu optimieren. Die Prozesse waren von vielen, sowie auch vielen verschiedenen Dokumenten geprägt und es gab einen hohen Aufwand an Dokumentenverwaltungsaufgaben, wie die Pflege der Ablage. Ziel war es, eine Dokumentenmanagement-Lösung auszugestalten, die den Schwerpunkt auf die Unterstützung im Bereich der Verwaltung von Konstruktionsdaten (sog. Produktdaten-Management-Systeme (PDM)) legt. Zugleich soll es auch in der Lage sein, die sonstigen bei der Odenwald-Chemie anfallenden Dokumente aus dem »klassischen« Bereich eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) zu verwalten.

Methodik

Das Fraunhofer IAO unterstützte beim Projekt docuFIT Odenwald-Chemie nicht nur bei der Einführung eines DMS und PDM, sondern beriet ebenso zur generellen Prozessoptimierung. Dazu wurde zunächst eine „Bestandsaufnahme“ durchgeführt, in der die derzeitigen Herausforderungen und Schwachstellen identifiziert wurden. Aus dieser Dokumentation wurden Potenziale abgeleitet, priorisiert und demnach Lösungsmöglichkeiten geschaffen.

Bei der Einführung des Dokumenten-Management-Systems und Produktdaten-Management-Systems wurden zunächst Dokumente erfasst und charakterisiert. Auf dieser Basis wurden die Anforderungen und Funktionalitäten an das Dokumentensystem festgemacht, das eine Klassifizierung ermöglicht. Diese gibt die Struktur der DMS und PDM vor. Die Sollkonzeption unterstützt bei der Erstellung eines Kriterienkatalogs und Lastenhefts. Aus ausgewählten DMS/PDM Anbietern wird auf Grundlage dieser dann die Auswahl des Systems vorgenommen.

Ergebnis

Das Fraunhofer IAO hat beim Projekt docuFIT ein DMS und PDM nach bewährter Methode eingeführt. Im interdisziplinären Mitarbeiterteam wurden die Prozesse optimiert, sowie die DMS und PDM nach optimaler Funktionalität und Philosophie ausgewählt.

Produkte und Leistungen

 

Enterprise Content Management

Mit Hilfe eines prozessübergreifenden ECMs Geschäftsprozesse einer Organisation grundlegend unterstützen und effizient gestalten.

Enterprise Resource Planning

Ein ERP-System bildet das Kernstück bei der Durchführung betriebl. Prozesse. Wir beraten und unterstützen Unternehmen anbieterunabhängig bei der Einführung oder beim Austausch des ERP-Systems.

 

Optimierung & Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Die nötige Flexibilität gewinnen, um schnell und effizient auf Veränderungen reagieren zu können.

IT-Strategie und IT-Servicemanagement

Mit passender IT-Strategie und IT-Servicemanagement interne Softwaresysteme und die Organisation von IT-Abteilungen und Diensten optimieren.

Stammdatenmanagement

Das Fraunhofer IAO unterstützt Sie dabei eine adäquate Informationsqualität betrieblicher Datenbestände für ihren Unternehmenserfolg beizubehalten.

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Publikation

Digitalisierung im Mittelstand

Die Studie ermittelte, wie viele kleine und mittelständische Unternehmen DMS einsetzen und in welchen Bereichen DMS eingesetzt werden.

 

Publikation

Studie E-Invoicing 2018

Schnelligkeit, Verfügbarkeit, Flexibilität – diese Anforderungen müssen Unternehmen zunehmend auch im Rechnungswesen bewältigen. Die Studie des Fraunhofer IAO zeigt wie groß der Handlungsbedarf ist.

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